Excelで作成した、イベントタイムスケジュールのテンプレートです。無料でダウンロードできます。
会場設営、プログラム進行、撤収作業の3種類のイベントタイムスケジュールを1つのExcelブックに収録しました。
30分間隔の時間が自動で生成される便利な機能や、記入例・注意事項の例文を入力しているので、すぐに簡単に使用できます。
掲載しているテンプレートは下記の3種類になります。誰でも直感的に使える、シンプルなデザインになっています。
- 会場設営タイムスケジュールのテンプレート：機材搬入、レイアウト設置、最終確認など、準備段階をスムーズに進めるための計画表です。
- プログラムタイムスケジュール：イベント当日の進行管理に最適です。各プログラムの時間・内容・担当者／出演者を記録できます。
- 撤収タイムスケジュール：会場片付け、機材撤収、清掃、会場引き渡しまでを管理できます。
各シートには注意事項の例文を記載しています。イベント運営の参考にしてください。
イベントの準備から終了までの流れを一括管理できるExcelテンプレートです、是非ダウンロードしてご利用ください。
Excelで作成しているので、必要に応じて自由にカスタマイズが可能です。
セキュリティソフトの保護環境で作成しています。
前回投稿した「活動記録表｜生活習慣改善と業務効率化の2例文が無料」もご利用ください。
会場設営タイムスケジュールのテンプレート
シート1
B12セルの開始時間を変更すると、自動的に30分間隔の時間が表示されます。
イベントタイムスケジュール
イベント名
日程
会場
主催
2025年10月20日
会場設営タイムスケジュール
時間 内容・プログラム 担当者/チーム 備考
6:00 会場開錠・準備開始 設営責任者 会場管理者と確認
6:30 機材搬入搬入チーム機材リストをチェック
7:00 機材設置（音響・映像機器） 音響・映像チーム 電源確認を含む
7:30 テーブル・椅子の配置 設営チーム レイアウト図に従う
8:00 装飾・看板設置 デコレーションチーム 看板の配置場所を確認
8:30 全体確認 全スタッフ 動線や機材動作をチェック
9:00
～
16:00
注意事項
・会場設営時の安全管理を徹底してください。
・機材の搬入時は、周囲の安全に注意してください。
・設営後の全体確認を必ず行い、不備があれば速やかに対応してください。
プログラムタイムスケジュールのテンプレート
シート2
B6セルの開始時間を変更すると、自動的に30分間隔の時間が表示されます。
2025年10月22日
プログラムタイムスケジュール
時間 内容・プログラム 担当者/出演者 備考
9:00 開場・受付 スタッフ
9:30 オープニングセレモニー MC: ○さん
10:00 基調講演 ○教授
10:30 休憩
11:00 パネルディスカッション 登壇者: △さん、□さん
11:30 昼食 会場内で提供
12:00 ワークショップ 講師: △さん
12:30 休憩
13:00 参加者発表
13:30 クロージングセッション MC: ○さん
14:00 閉場
14:30
～
16:00
注意事項
- スケジュール遵守:
各プログラムが予定通り進行するよう、時間を厳守してください。
進行中に遅延が発生した場合は、速やかに責任者に報告し対応を協議してください。 - 安全管理:
会場内の安全確保を最優先してください。
緊急時には、事前に定めた避難経路と対策を徹底してください。 - 音響・映像機器の管理:
機器の動作状況を定期的に確認し、トラブルが発生した場合は即時対応してください。
使用後の機器は適切に電源を切り、安全に保管してください。 - 参加者への配慮:
参加者が快適に過ごせるよう、適切な案内とサポートを行ってください。
質問やトラブルが発生した場合は、迅速かつ丁寧に対応してください。 - スタッフ間の連携:
スタッフ間での情報共有を密にし、スムーズな進行を心掛けてください。
無線機や携帯電話を活用して効率的に連絡を取り合いましょう。 - 突発的な変更への対応:
天候や参加人数の変動など、予期せぬ変更があった場合には柔軟に対応してください。
必要に応じてプログラム内容を調整し、参加者に適切に案内してください。
撤収タイムスケジュールのテンプレート
シート3
2025年10月22日
撤収タイムスケジュール
時間 内容 担当者/チーム 備考
16:00 会場片付け準備 スタッフ全員 資材の整理
16:30 機材撤収 音響・映像チーム 機材リストに基づき確認
17:00 資材梱包 設営チーム 梱包資材を使用
17:30 トラックへの積み込み 搬出チーム リストをチェック
18:00 最終確認と清掃 スタッフ全員 忘れ物がないか確認
18:30 会場引き渡し完了 責任者 会場担当者と確認
19:00
～
23:00
- 安全管理:
重機や台車を使用する際は周囲の安全に十分注意してください。
大型機材や装飾品の撤収時には、怪我防止のため複数人で対応してください。 - 物品確認:
資材や機材がリスト通りに梱包されているか確認してください。
忘れ物や取り残しがないよう、会場全体を再確認してください。 - 迅速かつ丁寧な作業:
時間内に作業を終えることを目指しながらも、丁寧に作業を進めてください。
過度に急いで物品を破損しないよう注意してください。 - 分別と清掃:
ゴミの分別や指定場所への廃棄を徹底してください。
会場内の清掃を忘れず、引き渡し前に全体をチェックしてください。 - 会場担当者との最終確認:
引き渡し前に会場担当者と現場を確認し、不備がないことを共有してください。
不足や破損があった場合は、速やかに報告・対応を行ってください。
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