Excel住所録を使い年賀状などのハガキ印刷をする方法 - Microsoft Word基礎講座

Excelで例えば夫と妻でシートを分け住所録を作成しておくことで、それぞれ別に年賀状などのハガキ印刷ができます。

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年賀状印刷は、毎年バージョンアップされる専用ソフトもありますが、WordとExcelを使えば簡単にできるのでお試しください。

Wordで一度ハガキ印刷のテンプレートを作成しておくと、住所の追加や変更はExcelで行えば反映できます。

ここではウィザードでテンプレートを作成する手順を掲載しています。

作成したWordのテンプレートファイルとExcelの住所録を無料でダウンロードできます、ご利用ください。

関連する「差し込み印刷の設定と実行方法 」も参照してください。


Excelの住所録

Sheet1に作成した、項目が「氏名・郵便番号・住所」のシンプルな住所録です。

この10名をまとめて印刷することも、1枚ずつ印刷することも可能です。

データを追加や修正すれば、Wordのハガキ印刷結果に反映できます。

Excelの住所録シート

はがき宛名面印刷ウィザードの実行

  1. リボンの[差し込み文書]を選択します。
  2. 作成グループの[はがき印刷]をクリックします。
  3. 表示されるメニューの[宛名面の作成]をクリックします。
メニューの[宛名面の作成]をクリック

ウィザードが開始します。

「始めましょう」〜「はがきの宛名面の作成をお手伝いするウィザードです。年賀状、暑中見舞い、往復はがきなどの宛名を簡単に作成することができます。」と表示されるので[次へ]ボタンをクリックします。

はがき宛名面印刷ウィザード

「はがきの種類を選びます」で、作成するハガキを選択し[次へ]ボタンをクリックします。

ここでは「年賀/暑中見舞い」を選択しました。

はがきの種類を選びます

「縦書き/横書きを指定します」で、どちらかを選択し[次へ]ボタンをクリックします。

ここでは「縦書き」を選択しました。

縦書き/横書きを指定します

「書式を設定します」で、フォントを選択し[次へ]ボタンをクリックします。

年賀状印刷の場合、「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」と「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」にチェックを入れた方がいいかと思います。

書式を設定します

「差出人の住所を入力します」で、「差出人を印刷する」にチェックし氏名や住所を入力します。

[次へ]ボタンをクリックします。

差出人の住所を入力します

「差し込み印刷を指定します」で、Excelの住所録を指定します。

「既存の住所録ファイル」を選択し、[参照]ボタンでファイルを指定します。

無料ダウンロードのファイル名は「address.xlsx」です。

敬称を指定し[次へ]ボタンをクリックします。

差し込み印刷を指定します

「終了です」で[完了]ボタンをクリックします。

これでウィザードは終了です。

ウィザードは終了

テーブルの選択ダイアログボックスが開きます。

使用するExcelのシートを選択します。

例えば夫と妻の住所録を別々のシートに作成している場合、ここで選択できます。

テーブルの選択ダイアログボックス

作成したハガキ印刷画面の操作方法

  1. ここのボタンを押すか数値を入力することで、Excelの住所データを移動できます。
  2. 印刷は[完了と差し込み]〜[文書の印刷]で可能です。
    最初は全部のデータを印刷しないで、1枚だけテスト印刷し印刷位置などを確認してください。
作成したハガキ印刷画面

Word2019で作成したところ、郵便番号が6桁でした。

7桁にする場合は、セルの左右枠をドラッグし調整してください。

郵便番号位置の修正

作成したサンプルファイルの無料ダウンロード

Excel住所録のダウンロード

Word年賀状印刷テンプレートのダウンロード



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