注文取消しのお願いテンプレート（Word）｜発注取消し・注文キャンセル通知文の例文

発注後に計画変更や製品開発の見直し、安全性確認などの理由で注文を取り消さなければならない場合があります。

そのような際には、取引先へ事情を丁寧に説明し、早急に連絡することが重要です。

このページでは、製品開発計画の変更による発注取消しと、製品安全上の問題による部品発注取消しの2種類のテンプレートを掲載しています。取引先への配慮やお詫びの表現を含んだ実務向けの文例としてご利用いただけます。

掲載テンプレート一覧

テンプレート1：発注取消しのお願い
テンプレート2：発注品取り消しのお願い

注文取消しのお願いとは

注文後に何らかの事情で発注内容を取り消す必要が生じた際、取引先へ正式に通知するための文書です。

発注先では既に部材の手配や在庫確保、生産準備などを進めている可能性があるため、取消し理由を明確に説明するとともに、お詫びの意を伝えることが大切です。

また、今後の取引継続を前提とした丁寧な表現を用いることで、取引先との信頼関係を維持しやすくなります。

テンプレート1｜発注取消しのお願い

業務用セルフレジシステムの開発計画変更に伴い、発注済み部材を取り消すケースを想定した文例です。

製品開発の延期や生産計画の見直しによる発注取消しを自然な形で伝えられる内容になっています。

この文例では、

開発スケジュールの延期
製品仕様の再検討
生産計画の変更
部材使用予定の消滅

などを理由として説明しています。

単なる注文取消しではなく、背景事情を丁寧に説明しているため、取引先の理解を得やすい構成になっています。

また、将来的な再発注の可能性にも触れており、今後の取引継続を意識した文面となっています。

発注取消しのお願い

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、○月○日付にて発注させていただきました下記製品につきまして、誠に勝手ながら注文を取り消しさせていただきたく、ご連絡申し上げます。
当該製品は、弊社が今秋発売を予定しておりました業務用セルフレジシステム向けの構成部材として使用する計画でございました。しかしながら、開発最終段階においてソフトウェアと周辺機器との連携部分に重大な不具合が確認され、現在、システム全体の仕様見直しおよび再検証を実施しております。
その結果、発売時期を当面延期せざるを得ない状況となり、生産計画につきましても大幅な見直しを行うこととなりました。これに伴い、今回発注いたしました部材の一部について当面使用予定がなくなったため、誠に恐縮ではございますが、注文の取り消しをお願い申し上げる次第でございます。
既にご手配や在庫確保等を進めていただいている場合には、多大なるご迷惑をお掛けすることとなり、心よりお詫び申し上げます。貴社にはご負担をお掛けいたしますが、事情をご賢察いただき、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
なお、開発計画の再構築後には改めて発注をお願いする可能性もございます。その際には何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書面をもちまして発注取消しのお願いとお詫びを申し上げます。
敬具
記
1.産業用タッチパネルモニター　TPM-800 ：発注数量　120台
2.専用制御ユニット　CU-500 ：発注数量　120台
【取消し理由】
業務用セルフレジシステムの開発計画見直しおよび発売延期に伴い、生産計画を変更することとなったため。
【お問い合わせ先】
○○株式会社　　営業部　TEL：00-0000-0000　E-mail：xxxx@xxx.co.jp
以上

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テンプレート2｜発注品取り消しのお願い

製品安全性に関する調査のため、関連部品の発注を取り消すケースを想定した文例です。

安全確認や品質調査などの緊急対応時に利用しやすい内容になっています。

この文例では、

製品安全上の懸念
品質調査の実施
製造および販売停止
法令遵守を優先した対応

などを理由として説明しています。

急な取消しによる迷惑へのお詫びだけでなく、調査終了後の取引再開の可能性についても触れているため、相手先への配慮が伝わりやすい構成です。

発注品取り消しのお願い

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび誠に恐縮ながら、○月○日付で貴社に発注いたしました下記の部品につきまして、注文を取り消しさせていただきたく、書面を差し上げます。
昨晩、弊社が販売している「業務用スチームサウナ SV-500」につきまして、内部部品に不適合素材が使用されている可能性が指摘され、取引先様より緊急のご連絡をいただきました。
弊社はただちに社内調査を開始し、現在、国土交通省および製品安全協会の立ち会いのもと、詳細な調査・検査を実施しております。
調査期間中は、当該製品の製造および販売を一時的に停止することとなっており、関連部品の発注も継続することができない状況でございます。
つきましては、テールの一部部品につきまして、発注の取り消しをさせていただくこととなりました。
急な変更により、貴社には多大なご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
しかしながら、製品安全と法令遵守を最優先に考慮した結果、やむを得ない措置となりました。何卒、事情をご賢察のうえ、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
今後、調査結果が確定し、販売再開の見通しが立ちましたら、改めて発注の可否を改めてご相談させていただく所存でございます。
何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、お詫びかたがた注文取り消しのお願いまで申し上げます。
敬具
記
1.取り消し部品
・スチーム発生ユニット部品 SA-100　20 個
・温度制御センサー TT-200　15 個
・本体フレーム PT-300　8 個
2.問い合わせ
・○○株式会社　営業部
・TEL：00-0000-0000
・E-mail：xxxx@xxx.co.jp
以上