展示会の案内状無料Wordテンプレート｜書き方と例文
取引先や顧客へ展示会の開催を知らせるときに使える、展示会の案内状Wordテンプレートを無料でダウンロードできます。
掲載しているのは、オフィス設備・業務支援機器を紹介する展示会と、新作テーブルウェアを紹介する展示会を想定した2種類です。
どちらも単に日時と会場を伝えるだけではなく、展示する製品や当日の内容、来場するメリットまで伝えられる文面にしています。
会社名、展示会名、日時、会場、展示内容などを書き換えれば、自社の商品や業種に合わせた案内状として利用できます。Word形式なので文章の追加や削除も簡単です。
展示会の案内状のテンプレートについて
展示会の案内状は、新製品や商品、サービスなどを紹介する展示会の開催について、取引先や顧客、販売店などへ知らせ、来場を案内するための文書です。
開催日時や会場だけではなく、「何を展示するのか」「会場で何ができるのか」「来場すると何が分かるのか」を簡潔に伝えることが重要です。
特に取引先へ送るビジネス文書では、開催情報だけを事務的に並べるよりも、日頃の取引への感謝を述べたうえで展示会の目的や見どころを紹介すると、丁寧な印象になります。
今回掲載しているテンプレートでは、こうした案内状の基本構成を残しながら、業種の異なる2つの文例を用意しています。
展示会の案内状に記載したい基本項目
展示会の内容によって記載事項は変わりますが、取引先向けの案内状では、次のような情報を入れておくと分かりやすくなります。
- 文書タイトル
- 宛先
- 発行日
- 会社名・担当部署
- 時候の挨拶
- 日頃の取引に対するお礼
- 展示会の名称
- 開催目的
- 主な展示商品・サービス
- 開催日時・会期
- 会場・アクセス
- 入場料
- 実演やイベントなどの内容
- 申込・出欠回答の方法
- 問い合わせ先
すべてを盛り込む必要はありません。展示会の規模や来場者、案内方法に合わせて必要な情報を選びます。
無料Wordテンプレート1｜オフィス設備・業務機器の展示会
テンプレート1は、法人向けのオフィス設備や業務支援機器を紹介する展示会を想定した案内状です。
省スペース型複合機、オンライン会議システム、入退室管理機器などの展示を例としており、オフィス設備の導入や更新を検討している企業へ案内する内容になっています。
この文例の特徴は、展示製品を紹介するだけでなく、担当スタッフによる機能説明や操作実演についても記載していることです。
「実際の製品を見られる」「比較できる」「操作を確認できる」といった来場者側のメリットが伝わるため、機械、設備、IT機器、業務用品など、実物や実演を見てもらうことが重要な展示会にも応用できます。
テンプレート1に記載している内容
開催日時、会場、展示内容、入場料を「記」として本文とは分けて掲載しています。
長い文章の中から日時や場所を探す必要がなく、案内を受け取った人が必要な情報を確認しやすい構成です。
入場無料の場合は「入場料：無料」と明記しておくことで、来場時に料金が必要なのか迷わせることもありません。
展示会開催のご案内
拝啓 初秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、最新のオフィス設備や業務支援機器をご紹介する「スマートオフィスソリューション展示会」を開催する運びとなりました。
本展示会では、省スペース型の複合機をはじめ、オンライン会議システム、入退室管理機器、業務効率化を支援する各種デジタル機器など、これからの職場環境づくりに役立つ製品を多数展示いたします。
会場では実際に製品をご覧いただけるほか、担当スタッフによる機能説明や操作実演も予定しております。導入や設備更新をご検討の皆様に、製品を比較しながらご確認いただける機会となっております。
ご多用の折とは存じますが、ぜひご来場賜りますようお願い申し上げます。
皆様のお越しを心よりお待ち申し上げております。
敬具
記
日時：令和○年9月17日（木） 午前10時～午後5時
会場：大阪ビジネス交流センター 3階イベントホール
展示内容：オフィス設備、複合機、オンライン会議システム、入退室管理機器、業務支援機器ほか
入場料：無料
以上
※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。
無料Wordテンプレート2｜新作テーブルウェア展示会
テンプレート2は、秋冬シーズン向けの新作テーブルウェア展示会を想定した、少し詳しい案内状です。
全国各地の窯元と共同制作した器を展示する設定で、商品の展示・受注だけではなく、絵付け実演、トークセッション、料理を盛り付けたスタイリング展示なども盛り込んでいます。
単なる商品展示ではなく、展示会そのものの魅力や体験内容を伝えたい場合に使いやすい文例です。
会期を2日間としているほか、最終日の終了時間、最寄り駅、問い合わせ先、出欠回答期限まで記載しています。
招待制の展示会や、事前に来場者数を把握しておきたい展示会の案内状を作成するときにも参考にできます。
テンプレート2に記載している内容
テンプレート2では、開催情報を次のように詳しくしています。
「会期」「会場」「展示・イベント内容」「問い合わせ先」「出欠回答期限」まで一通り記載しているため、案内状を受け取った人が別の資料を確認しなくても、基本的な開催内容を把握できます。
展示会の案内状を郵送し、返信はがきなどで出欠を確認する場合にも使いやすい構成です。
秋の新作器展示会のご案内
拝啓 錦秋の候、貴社におかれましてはいよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素は弊社製品をご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。
さて、このたび弊社では、秋冬シーズンに向けた新作テーブルウェアの展示会を開催する運びとなりました。今回は「食卓に灯る、手しごとのぬくもり」をテーマに、有田、益子、信楽をはじめとする全国各地の窯元と共同で制作した器を一堂に展示いたします。
会場では、作り手による実演やトークセッションもご用意しております。季節の料理を実際に盛り付けたスタイリング展示もございますので、店舗づくりや商品選定のご参考にしていただければ幸いです。ご来場の皆様には、ささやかながら記念品を進呈いたします。
ご多用中まことに恐縮ではございますが、ぜひご来臨賜りますよう、社員一同心よりお待ち申し上げております。
敬具
記
一、会期：令和○年10月15日（木）～16日（金）
午前10時～午後6時（最終日は午後5時終了）
一、会場：大阪・中之島 水都アートギャラリー2F
（京阪中之島線「なにわ橋駅」より徒歩3分）
一、内容：新作器の展示・受注会、窯元による絵付け実演、トークセッション（両日午後2時～）
一、お問合せ：株式会社○○ 営業企画部（担当：森川）
TEL 06-XXXX-XXXX
※ 準備の都合上、10月8日（木）までに同封のはがきにて出欠をお知らせいただけますと幸いです。
以上
※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。
テンプレートのダウンロードについて
展示会の案内状では、日時や会場を知らせるだけでなく、どのような商品を展示するのか、会場で何を見たり体験したりできるのかを具体的に伝えることがポイントです。
今回の無料Wordテンプレートでは、製品の実演や説明を中心とした法人向け展示会と、新作商品の魅力やイベント内容まで詳しく伝える展示会の2種類を用意しています。
展示する商品や業種、来場者に合わせて文面を編集し、自社の展示会に合った案内状としてご活用ください。
Wordテンプレートだから自由に編集可能
掲載しているテンプレートはWord形式です。
会社名、展示会名、商品名、日時、会場、問い合わせ先など、自社に必要な部分を書き換えて使用できます。
文章量を減らして簡潔な案内状にしたり、展示内容やアクセス情報を追加して詳しい案内状にしたりすることも可能です。
自社のロゴを追加する、コーポレートカラーに合わせて見出しを変更するなど、用途に合わせて調整してください。
展示会の案内状Wordテンプレートを無料ダウンロード
掲載しているテンプレートは無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、展示会名、商品名、開催日時、会場、展示内容、問い合わせ先などを編集するだけで、用途に合わせた展示会の案内状として利用できます。
※掲載している文例は一般的なサンプルです。実際の開催内容、日時、会場、申込方法などをご確認のうえ編集してご利用ください。テンプレートは自己責任でご使用ください。
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