本社移転のお知らせ無料Wordテンプレート｜書き方・例文付き

本社移転のお知らせ無料Wordテンプレート｜書き方と例文

本社を移転する際は、取引先や顧客、関係会社などへ新しい住所や業務開始日を正確に伝える必要があります。特に請求書や契約書、商品などの送付先が変わる場合は、相手先での登録変更に時間がかかることも考え、余裕をもって案内しておくことが大切です。

このページでは、本社移転のお知らせに使えるWordテンプレートを2種類、無料でダウンロードできます。

テンプレート1は、移転日・新住所・電話番号・FAX番号・営業開始日を簡潔にまとめた標準的な文例です。テンプレート2は、本社移転の理由に加え、移転作業中の電話・FAXの対応、交通アクセスなども盛り込んだ詳しい文例になっています。

どちらもWord形式なので、会社名、住所、日付、連絡先などを自社の内容に合わせて編集して利用できます。

本社移転のお知らせのテンプレートについて

本社移転のお知らせは、本社所在地が変更になることを取引先や顧客などの関係者へ伝えるためのビジネス文書です。

単に「本社を移転します」と知らせるだけではなく、いつから新しい住所になるのか、電話番号は変わるのか、いつから新社屋で営業するのかなど、相手が必要とする情報を分かりやすく記載します。

本社所在地は、郵便物や請求書、契約関係書類、商品などの送付先として登録されていることも多いため、移転後に混乱が起こらないよう事前に通知しておくことが重要です。

また、移転に伴って電話番号やFAX番号が変更になる場合は、住所と一緒に案内しておくと、取引先側でも連絡先をまとめて更新できます。

記載したい項目

本社移転のお知らせを作成するときは、読み手が「何が・いつ・どのように変わるのか」をすぐ確認できるようにします。

一般的には、次のような内容を記載すると分かりやすくなります。

文書タイトル
季節の挨拶や日頃の取引に対するお礼
本社を移転する旨
移転の理由
移転日
新しい本社所在地
新しい電話番号・FAX番号
新社屋での営業開始日
移転作業中の営業や連絡方法
最寄り駅や交通アクセス
今後の取引や支援をお願いする挨拶

すべてを記載する必要はありません。取引先にとって必要な情報を選び、自社の移転内容に合わせて調整します。

テンプレート作成のポイント

移転日と営業開始日を分けて記載する

「移転日」と「新社屋での営業開始日」が同じとは限りません。

たとえば、土曜日・日曜日を利用して引っ越し作業を行い、翌月曜日から通常営業を開始する場合があります。

そのようなケースでは、

「本社移転日」
「新社屋での業務開始日」

を分けて記載しておくと、取引先にも予定が伝わりやすくなります。

新住所は郵便番号から正確に記載する

本社移転のお知らせで特に間違いを避けたいのが新住所です。

郵便番号、都道府県、市区町村、番地、建物名、階数などを確認し、正式な住所を記載します。

取引先が案内文を見ながら住所録や取引先管理システムを更新することも考えられるため、省略せず記載しておくと親切です。

電話番号・FAX番号の変更有無を確認する

移転に伴って電話番号やFAX番号が変更される場合は、新住所と一緒に記載します。

番号が変わらない場合でも、

「電話番号およびFAX番号に変更はございません」

などと記載しておけば、相手が変更の有無を確認する手間を減らせます。

メールアドレスやWebサイトのURLなども変更になる場合は、必要に応じて併記するとよいでしょう。

テンプレート1：シンプルな本社移転のご案内

テンプレート1は、取引先へ本社移転を知らせるための基本的な文例です。

事業拡大に伴う本社移転として、移転日、新住所、新しい電話番号・FAX番号、営業開始日を整理して記載しています。

本文では、従業員の増加によって現在の社屋が手狭になったことを移転理由として説明し、新しいオフィスでサービス向上に取り組むことを伝えています。

後半を「記」として整理しているため、本文を読まなくても重要な移転情報を確認しやすいのが特徴です。

本社移転のご案内無料Wordテンプレート見本｜移転日・新住所・電話番号を記載 — 本社移転のご案内｜基本的な移転情報をまとめた無料Wordテンプレート

本社移転のご案内
拝啓向暑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は事業拡大に伴いまして、令和○年6月1日に本社社屋を下記のとおり移転する運びとなりました。
現社屋は近年の従業員増加に伴い手狭となっておりましたが、移転後はオフィス環境が整い、より一層皆様へのご対応を充実させてまいる所存でございます。
なお、令和○年5月31日までは現住所にて通常どおり営業いたしております。
また、移転に伴い電話番号ならびにFAX番号も下記のとおり変更となります。お手数をおかけいたしますが、お手元の連絡先情報のご変更をお願い申し上げます。
この移転を機に、社員一同さらに気持ちを新たに業務に励み、より一層のサービス向上に努めてまいる所存でございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
記
1 移転日
令和○年6月1日(月)
2 新住所
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇〇〇ビル5階
3 新電話番号・FAX番号
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
4 営業開始日
令和○年6月1日(月)より新社屋にて通常どおり営業を開始いたします。
以上

■ Wordテンプレート1の無料ダウンロード

※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。

テンプレート2｜移転期間中の対応まで記載した本社移転のお知らせ

テンプレート2は、本社移転についてより詳しく案内したい場合に使える文例です。

単なる住所変更だけではなく、事業体制の強化や部門集約といった移転の目的、新社屋の環境、移転作業期間中の電話・FAXへの影響まで記載しています。

さらに、新所在地だけでなく最寄り駅からの交通アクセスも掲載しているため、取引先や来訪者が新社屋を訪れる機会の多い会社にも適しています。

本社移転のお知らせ無料Wordテンプレート見本｜移転期間中の対応・交通アクセス付き — 本社移転のお知らせ｜移転中の対応や交通アクセスまで記載できる無料Wordテンプレート

本社移転のお知らせ
拝啓　秋晴の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび株式会社東和ビジネスサポートでは、事業体制の強化ならびに社内各部門の連携向上を図るため、本社および営業部門を下記の新社屋へ移転することとなりましたので、ご案内申し上げます。
新社屋では、これまで複数のフロアに分かれていた営業・管理・企画部門を集約し、より迅速にお客様からのご要望にお応えできる体制を整えてまいります。また、来客用の打ち合わせスペースを拡充し、皆様により快適にお越しいただける環境を整えております。
新社屋での業務開始日は、令和○年11月6日（月）を予定しております。移転作業に伴い、11月2日（木）午後から11月5日（日）まで、電話およびFAXが一時的につながりにくくなる場合がございます。皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
なお、今回の移転に伴い、所在地および代表電話番号、FAX番号が変更となります。お手数ではございますが、ご登録内容や送付先などをご変更くださいますようお願いいたします。
これを機に社員一同、気持ちを新たに業務に取り組み、より一層皆様のお役に立てるよう努めてまいる所存です。今後とも変わらぬご支援とご厚誼を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、社屋移転のご挨拶を申し上げます。
敬具
記
新社屋業務開始日
令和○年11月6日（月）
新所在地
〒460-0008
愛知県名古屋市中区栄○丁目○番○号栄セントラルビル8階
代表電話
052-○○○-○○○○
FAX
052-○○○-○○○○
交通アクセス
名古屋市営地下鉄「栄駅」より徒歩約5分
以上