電話伝言メモ文テンプレート（Word）4種類｜電話メッセージ・電話メモの例文

会社で電話を受けた際、担当者が不在の場合には「電話伝言メモ」を残しておくことが重要です。
電話の内容や相手の連絡先、折り返しの依頼などを正確に記録することで、業務の連絡ミスや伝達漏れを防ぐことができます。

このページでは、ビジネスで使える電話伝言メモ文のWordテンプレートを4種類掲載しています。

折り返し電話の依頼、見積書の確認連絡、急ぎ案件の連絡など、実際のビジネスシーンでよく使われる電話伝言メモの文例を用意しました。
Word形式のテンプレートなので、会社名や担当者名などを変更するだけで簡単に利用できます。

電話伝言メモ文テンプレート（電話メッセージ・電話対応メモ）Word

電話伝言メモ文とは

電話伝言メモ文とは、担当者が不在の際に電話の内容を記録し、後で担当者へ正確に伝えるための社内連絡メモです。

ビジネスの現場では、取引先からの電話に迅速に対応することが重要ですが、担当者が外出や会議で席を外している場合も少なくありません。

そのような場合に、電話の内容を記録しておくことで

連絡の伝達ミスを防ぐ
折り返し連絡をスムーズに行う
電話対応履歴を残す

といったメリットがあります。

電話伝言メモ文に記載する主な項目

電話伝言メモ文には、次のような情報を記載します。

電話を受けた日時
電話の相手（会社名・担当者名）
用件の内容
折り返し連絡の有無
電話番号
伝言を受けた担当者

これらの情報を整理して記録することで、担当者が不在でも業務をスムーズに進めることができます。

電話伝言メモ文が使われる主な場面

電話伝言メモ文は、次のような場面で利用されます。

見積書の確認連絡
打ち合わせ日程の相談
急ぎの案件連絡
取引先からの問い合わせ
社内担当者への連絡

企業では電話連絡が重要なコミュニケーション手段の一つであり、電話内容を正確に共有することが業務効率の向上につながります。

Wordテンプレートの無料ダウンロード

登録不要でダウンロードでき、カスタマイズもできます。

テンプレート1：見積書に関する折り返し連絡の伝言メモ文の無料ダウンロード
テンプレート2：見積内容の確認・相談の伝言メモ文の無料ダウンロード
テンプレート3：急ぎ案件の電話伝言メモ文の無料ダウンロード
テンプレート4：社内担当者向けの丁寧な電話伝言メモ文の無料ダウンロード

作成のポイント

電話の日時を必ず記載する
相手の会社名・担当者名を正確に記録する
用件は簡潔にまとめる
折り返し連絡の必要性を明記する
連絡先電話番号を忘れずに記載する

テンプレート1：見積書に関する折り返し連絡の伝言メモ文

このテンプレートは、取引先からの電話に対して折り返し連絡を依頼する一般的な電話伝言メモです。

見積書の相談や内容確認など、ビジネスでよくある連絡内容を想定した文例になっています。

プレビュー：電話伝言メモテンプレート｜テンプレート1：見積書に関する折り返し連絡の伝言メモ

営業部　□□様
本日、株式会社ABC 営業部の○○様よりお電話がございました。
内容は、先日ご提出いただいた見積書に関して、いくつかご相談および修正のお願いがあるとのことです。
詳細はお電話にて直接お伝えになりたいとのことで、□□様のご都合のよいお時間に折り返しご連絡をお願いしたいとのご依頼を頂いております。
なお、○○様のご連絡先は XX-XXXX-XXXX です。
お手数をおかけいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
令和○年○月○日（○）午前○時○分
担当：△△
以上

ポイント

折り返し連絡の依頼
連絡先の明記
電話内容の簡潔な記録

主な用途

見積書の確認連絡
商談相談
営業連絡

■ Wordテンプレート1の無料ダウンロード

※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。

テンプレート2：見積内容の確認・相談の伝言メモ文

このテンプレートは、見積書内容や納期条件の調整など、比較的詳細な電話内容を伝える場合の電話メモです。

取引先が具体的な相談を希望している場合に適した形式です。

プレビュー：電話伝言メモテンプレート｜テンプレート2：見積内容の確認・相談の伝言メモ

営業部　□□様
本日○時頃、株式会社ABC 営業部の○○様よりお電話をいただきました。
ご用件は、先日ご提出いただきました見積書に関し、いくつか確認およびご相談したい事項があるとのことでございました。
○○様によりますと、具体的には見積金額の一部および納期条件の調整に関してお打ち合わせを希望されており、詳細につきましては□□様と直接お話しになりたいとのことです。
そのため、□□様のご都合のよいお時間に折り返しご連絡をお願いしたい旨、伝言を承っております。
なお、高橋様のご連絡先は XX-XXXX-XXXX です。お急ぎではないとのことですが、早めにご対応いただけますと幸いです。
以上、取り急ぎお電話の要件をお知らせ申し上げます。
令和○年○月○日（○）午前○時○分
担当：△△
以上

ポイント

用件を具体的に記載
打ち合わせ希望の伝達
折り返し連絡の依頼

主な用途

見積相談
契約条件の確認
打ち合わせ調整

■ Wordテンプレート2の無料ダウンロード

※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。

テンプレート3：急ぎ案件の電話伝言メモ文

このテンプレートは、案件に関する確認事項など、比較的急ぎの連絡を伝える電話メモです。

折り返し連絡を早めにお願いする場合に適しています。

営業部　□□様
本日、株式会社グローバル商事の○○様よりお電話をいただきましたのでご連絡いたします。
現在進めております案件に関して確認したい事項があるとのことで、ご連絡をいただいたとのことでした。内容につきましては、納品スケジュールおよび見積内容の一部について早めに相談したい点があるとのお話でした。○○様によりますと、社内での手配の関係もあり、できるだけ早めにご確認いただけると助かるとのことです。
そのため、□□様がお戻りになりましたら、恐れ入りますが本日中、または可能な範囲でお早めに折り返しご連絡いただきたいとの伝言をお預かりしております。
なお、ご連絡先は下記の通りです。
【ご連絡先】
株式会社グローバル商事
営業部　○○様
TEL：XX-XXXX-XXXX
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のうえご対応くださいますようお願いいたします。
――――――――――――
受信日時：令和○年○月○日（○）
午後○時○分
受付：△△
――――――――――――
以上

ポイント

急ぎの案件連絡
折り返し連絡の強調
電話内容を詳細に記録

主な用途

納期確認
緊急案件連絡
商談対応

■ Wordテンプレート3の無料ダウンロード

※ ご利用の際は必ず内容をご確認のうえ、自己責任でご使用ください。

テンプレート4：社内担当者向けの丁寧な電話伝言メモ文

このテンプレートは、比較的丁寧な文章で電話内容を伝える社内伝言メモです。

見積相談などの業務連絡に適した文面になっています。

プレビュー：電話伝言メモテンプレート｜テンプレート4：社内担当者向けの丁寧な電話伝言メモ

総務部　□□様
お疲れ様です。
先ほど株式会社サンライト商事の○○様よりお電話がありましたので、ご連絡いたします。
内容は、先日ご提出いただいた事務機器更新に関するお見積もりについてのご相談とのことでした。具体的には、導入予定台数の変更に伴い、見積内容の一部を再確認したいとのお話でした。詳細につきましては、□□様と直接お話しされたいとのことです。
お戻りになりましたら、恐れ入りますが一度お電話にてご連絡いただけますようお願いいたします。
なお、○○様のご連絡先は下記の通りです。
連絡先
株式会社サンライト商事
営業部　佐藤様
TEL：XX-XXXX-XXXX
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――――
受信日時：令和○年○月○日（○）
午前○時○分
受信者：△△
――――――――――
以上