Wordで作成した納期延長の断り状のテンプレートを無料でダウンロードできます。
相手からの納期変更の申し出を丁寧にお断りする際に使用する文書「納期延長の断り状」を掲載しています。
テンプレートは、法人・個人・サービス業・フリーランス対応で、すべてWord形式・無料でダウンロード可能です。
取引の信頼を損なわないために、感謝や理解の意を示しながら納期厳守の必要性と影響を具体的に説明し、場合によっては代替案や部分納品への対応余地を提案する文例になっています、ぜひご利用ください。
納期延長の断り状作成のポイントは下記になります。
- 「相手の事情を理解する姿勢」を最初に示す：まず相手の立場に共感を示すことで、断り文書でも柔らかい印象を与えられます。
- 「断る理由」を具体的かつ論理的に伝える：納期を延ばせない理由を、感情ではなく業務上の必然性として説明することが重要です。
- 「相手を否定せず、協力をお願いする姿勢」を見せる：「できません」で終わると対立的に見えるため、代替案や協力姿勢を見せることで印象をやわらげます。
- 「結び文」で誠意と感謝を伝える：最後は、取引継続の意志や相手への敬意を添えて締めます。
- 「トーン・形式」は相手によって変える：相手が企業か個人かで、文体や敬語のレベルを変えることも大切です。
このページでは、下記4種類のテンプレートを掲載しています。
- テンプレート1：オフィス備品（オフィスチェア）の納期延長を断る文書
社内移転や設備導入など、プロジェクト進行に関わる重要な納期を守るための文例です。
相手の事情を理解しながらも、「期日厳守の必要性」を明確に説明しており、取引先に対して誠実かつ強いメッセージを伝えられる構成です。
フォーマルな社外文書として最適です。 - テンプレート2：業務用プリンターの納期変更を断るビジネス文書
生産計画や印刷ラインなど、事業運営に直結する設備に関する納期変更を断る際に使える文例です。
代替提案（部分納入・代替機）を含め、相手に柔軟な印象を与える工夫もされています。
取引継続を意識した、実務的でバランスの取れた文面です。 - テンプレート3：個人から業者への日程変更断りメール
個人がハウスクリーニングなどのサービス業者からの日程変更要請を断る場合の文例です。
相手への配慮を忘れず、具体的な事情（他業者との調整・搬入日など）を添えて丁寧に断っています。
個人利用やBtoC取引に向いた自然な口調のメール形式です。 - テンプレート4：フリーランス・個人事業主が納期変更を断るメール例
Web制作やデザインなど、フリーランスがクライアントから納期延長を求められた際のメール文です。
プロジェクト進行やキャンペーンスケジュールとの整合性を理由に、冷静に断りつつも柔軟なサポート姿勢を残しています。
ビジネス信頼を損なわない断り方の好例です。
商品・サービス内容を変更するなど、Wordで自由にカスタマイズしご使用ください。
セキュリティソフトの保護環境で作成しています。
関連する「お詫び状（接客態度、納期遅延）」もご利用ください。
納期遅延不可の業務進行・損失リスクを強調する納期延長の断り状テンプレート
納期について
謹啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、去る○月○日付にてご通知いただきましたオフィスチェア納品について、納期延長のご相談を承りました。しかし本件は、弊社の新フロア移転に伴う主要備品の一括納入案件であり、期日までの納品が全工程の進行と各部門の業務開始に不可欠であるため、いかなる理由であれ納期の再調整は困難な状況でございます。
ご事情につきましては、社会全体の物流混乱や繁忙期である点など、十分にご理解申し上げております。それでも長期にわたり社内で調整のうえ、今回のご発注に踏み切った経緯があり、納期遵守は最重要要件としてお伝えしてまいりました。既に移転・開業の告知も社内外に済ませており、さらなる納入遅延は大きな混乱と損失発生につながるため、納期の変更は断念せざるを得ません。
ご負担やご苦労をおかけすることは重々承知しておりますが、何卒弊社の事情をご賢察のうえ、当初ご提案いただいている期日までの確実な納品を強くお願い申し上げます。
なお、進捗やご不明点がある場合は速やかにご連絡いただき、万が一遅延リスクが生じた際も即時ご相談くださいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書面にて、納期遅延をお断りするご回答を申し上げます。
謹白
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連動業務の影響可能性を挙げ、代替案にも触れる納期延長の断り状テンプレート
納期変更の断りについて
謹啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付にてご連絡をいただきました、弊社発注の「業務用プリンター（型式：△△）」納期変更の件につきまして、誠に恐縮ながら、当初ご提示いただいた納期からの延長については承諾いたしかねます。
本製品は、弊社の印刷ライン全体の入れ替え計画に関わる重要な設備であり、導入時期を後ろ倒しにすると他の関連業務にも影響が生じることが想定されます。特に、○月より始まる新規印刷案件への対応準備として、本製品の稼働開始は計画上、不可欠な要素となっております。
貴社におかれましても、部材調達や生産ラインの混雑などご事情があることと拝察いたしますが、当初契約に基づき、○月○日までのご納品を厳守いただきますよう、改めてお願い申し上げます。
もし納期内の対応が困難な場合には、代替機のご提案や部分納入など、可能な限りのご調整を賜れますと幸いです。
私どもとしても、今後の長期的な取引を見据え、誠意あるご対応をお願い申し上げます。
まずは書面にて、納期変更のご要望に対するご返答を申し上げます。
謹白
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工程全体のスケジュール連携を理由にした納期延長の断り状メール
件名：ハウスクリーニング作業日（○月○日）の件について
宛先
いつも大変お世話になっております。
このたびは、○月○日に予定しております「ハウスクリーニングサービス（キッチン・浴室コース）」につきまして、日程変更のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご多忙の中でスケジュールを調整してくださったこと、心より感謝申し上げます。
しかしながら、誠に恐縮ではございますが、当初ご案内いただいております○月○日の作業日については、変更が難しい状況でございます。
同日は他の業者による設備点検や入居準備の作業を予定しており、日程を後ろ倒しにしますと全体の工程に支障が生じてしまいます。
また、清掃完了後には家具搬入も予定しているため、現行のスケジュールを変更することができません。
当日はできる限り作業しやすい環境を整えてお待ちしております。
もし時間帯の調整などで対応可能な範囲がございましたら、ぜひご相談させていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし恐縮ではございますが、どうか当初の予定どおり○月○日に実施いただけますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願いいたします。
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サイトや広告出稿スケジュール連動による納期延長の断り状メール
件名：【納期変更について】ホームページ保守・更新サービスの件
宛先
いつもお世話になっております。
デザイナーの□□と申します。
このたびは、ご依頼いただきました「ホームページ保守・更新サービス」につきまして、○月○日付で納期変更のご要望をいただき、ありがとうございました。
さて、お申し出の件につきまして慎重に検討いたしましたが、誠に恐縮ながら今回の納期延長のご要望にはお応えいたしかねる状況でございます。
現在進行中のサイトリニューアル後の運用確立やキャンペーン告知スケジュールが既に稼働しており、他案件や広告出稿の進行にも大きく影響してしまうためです。特にSEO施策や既存ユーザー様への告知も連動していることから、当初ご契約いただきました納期での進行を優先させていただく必要がございます。
お忙しい中でのやむを得ないご事情と重々承知しておりますが、これまでの調整経緯も踏まえ、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
なお、進行中の部分で追加のご要望や修正事項がございましたら、可能な範囲で柔軟に対応いたしますので、お気軽にご相談ください。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
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